Comment organiser une buvette pour une association ?

Vous êtes membre d’une association et vous prévoyez d’organiser un événement pour collecter des fonds ? L’une des meilleures façons de générer des revenus supplémentaires est d’ouvrir une buvette. Mais que vendre dans une buvette pour attirer les participants et maximiser les profits ? Dans cet article, nous vous donnons des conseils pour organiser une buvette associative réussie. Découvrez les avantages d’une buvette associative, les règles à respecter et les meilleures pratiques de gestion. 

Qu’est-ce qu’une buvette associative ?

Une buvette associative est un point de vente essentiel lors d’événements. Elles permettent aux associations de collecter des fonds supplémentaires tout en offrant aux participants des rafraîchissements et une restauration sur place : un vrai coin gourmand. C’est un moyen efficace de compléter le financement des activités et des projets de l’association, voir même de financer l’événement en cours. Mais avant de décider quels produits vendre dans votre coin snacking, il est essentiel de connaître votre public. S’agit-il d’un événement sportif, d’un festival ou d’un événement associatif ?

Que vendre dans une buvette ?

Il est important de proposer un large choix pour contenter le plus grand nombre, mais veillez aussi à avoir le nombre de bénévoles nécessaire pour assurer une bonne organisation et un rendement efficace. Un choix large mais maitrisé. Assurez-vous d’avoir des options végétariennes (et pourquoi pas sans gluten ?) pour répondre aux besoins spécifiques de certains participants. Pensez à inclure des plats chauds comme des paninis, des hot-dogs, les incontournables frites, etc…

Des gourmandises telles que des gaufres, des crêpes, des pop-corns : pratiques et majoritairement très appréciés. Et n’oubliez pas de proposer des boissons chaudes comme du café ou du thé pour les événements en plein air ! Pour les journées chaudes, proposez des boissons fraîches comme des sodas, des jus de fruit, etc…

Tickets ou jetons personnalisés pour votre buvette

Pour une gestion de caisse optimale, vous pouvez opter pour des tickets ou jetons de paiement véritable substitution à la monnaie ! C’est un moyen de paiement idéal en festival et pour tout type d’événements.

En utilisant des tickets ou des jetons buvette vous facilitez la vente et réduisez le temps d’attente lors des commandes.

Tous les paiements en carte ou en espèce sont centralisés à un seul point de vente : celui des tickets ou des jetons. Vous minimisez ainsi les points de flux de monnaie et de caisse pour plus de sécurité et d’efficacité. Les participants pourront acheter des tickets ou des jetons à l’avance ou sur place afin de les échanger contre de la nourriture et des boissons. Cela vous permet d’éviter une circulation d’argent à vos différents stands et de libérer l’esprit des bénévoles sur la confection des commandes. Ils seront plus sereins pour échanger avec les gens, ce qui est toujours apprécié pendant des évènements. Ceci permettra d’accélérer considérablement les files d’attente et d’améliorer l’expérience des participants.

Quels sont les avantages d’une buvette associative ?

C’est une vraie source de revenus pour les organisateurs ! Que vous organisiez un festival, un événement sportif, une kermesse, une soirée loto, une animation entreprise, scolaire ou culturelle, ou tout autre type d’événement. Une buvette associative peut générer des fonds importants pour l’association ou aider votre structure à co-financer votre événement ou votre projet. L’argent récolté peut ensuite être réinvesti dans des activités ou des projets. Côté consommateur, une buvette est un espace convivial où il est bon de se retrouver en famille, entre amis, entre collègues, entre bénévoles, … idéale pour échanger, rencontrer et se sociabiliser tout en partageant un repas ou une boisson. Installez une buvette lors de votre événement est un vrai win-win pour tout le monde.

L’ouverture d’une buvette lors d’un événement associatif sportif

La vente de boissons alcoolisées est strictement interdite dans les stades, les salles d’éducation physique, les gymnases et tous les établissements d’activités physiques et sportives. Cependant, vous êtes libre d’installer une buvette sans alcool ou de proposer des boissons de groupe 3 (exemples : bière, vin, cidre […] selon l’article Article L3321-1 du code de la santé publique).

Si vous souhaitez vendre de l’alcool de groupe 4 lors de votre événement vous devrez demander une dérogation temporaire. Cette autorisation est valable 48 heures. D’après l’article L3335-4 du Code de la santé publique, cette demande pourra uniquement être accordée si vous êtes :

a) Des associations sportives agréées conformément à l’article L. 121-4 du code du sport et dans la limite des dix autorisations annuelles 

b) Des organisateurs de manifestations à caractère agricole dans la limite de deux autorisations annuelles par commune 

c) Des organisateurs de manifestations à caractère touristique dans la limite de quatre autorisations annuelles

Buvette tenue par une association dans un cercle privé

S’il s’agit d’une buvette temporaire qui est réservée aux adhérents, il n’y a pas de démarche particulière à faire, ni de réglementation spécifique à suivre ! Mais uniquement si aucune boisson alcoolisée n’est servie. Cela concerne les boissons du groupe 1, selon l’article L3321-1 du Code de la santé publique : “eaux minérales ou gazéifiées, jus de fruits ou de légumes non fermentés ou ne comportant pas, à la suite d’un début de fermentation, de traces d’alcool supérieures à 1,2 degré, limonades, sirops, infusions, lait, café, thé, chocolat chaud“

L’ouverture d’une buvette n’entraîne pas de démarche particulière auprès de l’administration fiscale. Cependant, il faut savoir que l’argent collecté peut être soumise à déclaration et à imposition si : Dès le premier euro, si elles occupent une part prépondérante dans le budget de l’association ou au-delà du seuil des 76 679 € annuels, si elles sont accessoires.

Il faut en conséquence déterminer si l’activité peut (ou ne peut pas) être qualifiée de non lucrative.

Buvette et restauration sur place permanente réservée aux adhérents

Ouvrir une buvette associative de manière permanente est possible à condition de ne pas vendre d’alcool. Si vous souhaitez proposer des boissons alcoolisées, il y a des conditions à respecter selon le type de lieu où vous installez votre buvette.

Votre buvette est-elle réservée aux adhérents ?

Si c’est le cas, vous n’avez aucune démarche à faire si vous coché les points suivants ; 

• Vous ne réalisez pas de bénéfices
• Vous ne pouvez vendre de boissons alcoolisées sauf si vous demandez et obtenez une licence de débit de boissons de 3e catégorie.

Les règles standard à retenir :

• Il est strictement interdit d’organiser une buvette dans l’une des “zone de protection” mentionnée à l’article L. 3335-1 du Code de la santé publique.  – A l’entrée des stades, lieux de culte, cimetières, établissements de santé, hospices, écoles, prisons, etc.
  
• La vente de boissons alcoolisées est interdite aux mineurs et aux personnes ivres.
  
• Les vendeurs/serveurs doivent être majeurs 
  
• L’organisateur est le principal responsable de l’hygiène dans les lieux de la manifestation
  
• La vente des bouteilles en verre est interdite sur la voie publique. Il est conseillé d’utiliser des bouteilles en plastique.
  

Si vous installez une buvette lors de votre événement aucune autorisation n’est requise, mais à condition de ne pas vendre de boissons alcoolisées. Afin d’éviter toutes mauvaises surprises, il est conseillé de bien se renseigner sur les modalités d’ouverture de buvette et les règles qui s’appliquent en local. Il est également conseillé de prévoir un espace protégé lors de l’installation d’un coin snacking pour prévenir les risques de brulures liées à l’utilisation du matériel.