Comment réussir l’organisation de son loto?

Ça y est, vous avez pris la décision d’organiser un loto afin de récolter des fonds pour votre association. Ayant pris connaissance de la réglementation en vigueur sur les lotos en France, vous êtes maintenant prêt à vous lancer. Mais par où commencer pour que votre loto soit un succès ?

Nous vous apportons notre expérience pour que l’organisation de votre loto associatif soit un succès. Laissez-vous inspirer par nos conseils et commencez à organiser votre soirée loto étape par étape.

1. Bien choisir la date de votre loto

Ceci est primordial pour avoir le maximum de joueurs ! Mettre en place un loto peut prendre beaucoup de temps et nécessite souvent une organisation et une logistique assidue. Nous vous conseillons de débuter les démarches au minimum 3 mois avant la manifestation.

Commencez par consulter l’agenda local des festivités et notez les jours où sont organisés des lotos.
Un conseil : privilégiez les après-midis ou soirées lors des weekends pour que les personnes soient disponibles et viennent en famille ! Vérifiez également les jours fériés et évitez les veilles de week-end prolongé ou de vacances. La saison forte des lotos s’étend de septembre à avril.

2.Trouver et réserver une salle de loto auprès de votre mairie

En fonction du nombre de personnes attendues, il faut aménager le lieu de l’événement avec le nombre de tables et chaises nécessaires. Les services techniques de votre ville vous renseigneront sur la faisabilité. Voir quels sont les équipements et voir comment aménager un espace pour se restaurer et boire, c’est une valeur sûre pour avoir des bénéfices supplémentaires.

3. Effectuer les démarches administratives pour organiser votre loto

Les lotos traditionnels qui répondent aux conditions fixées ci-après ne sont pas soumis à une autorisation préalable. Ils peuvent être organisés sans limite de date ou de lieu dans la mesure où ils se déroulent dans un cercle restreint, dans un but social, culturel, scientifique, éducatif, sportif ou d’animation sociale, et se caractérisent par des mises de faible valeur, inférieures à 20 euros.

Déclarer votre soirée loto auprès de votre mairie

Dans un premier temps, il vous faudra déclarer votre événement auprès de votre mairie au moins 1 mois/3 semaines avant l’événement : cela passe par le dépôt CERFA n°11823*03 rempli. Elle vous délivrera alors une autorisation.

Dans les grandes villes comme Paris, Lyon et Marseille, ce sont les préfectures de police qui prennent parfois le relais des mairies.

Comment organiser une buvette pour vos lotos

Si vous souhaitez installer une buvette, une autorisation de la mairie doit être délivrée indiquant la catégorie de boissons que vous avez le droit de distribuer. Le site service-public.fr met à disposition un modèle de lettre pour faciliter vos démarches.

Cependant, une buvette de vente de boissons qui ne contiennent pas d’alcool ne nécessite pas d’autorisations particulières relatives.

Informez la gendarmerie ou le commissariat de police de votre loto

En plus de la mairie, il faudra alerter les autorités compétentes de votre manifestation sur la voie publique : il s’agit parfois de la mairie ou la préfecture, de la gendarmerie ou du commissariat de police. Le site service-public.fr met également à disposition un modèle de lettre pour faciliter votre demande.

Demandez l’autorisation de la diffusion de musique pendant votre événement

Vous souhaitez diffuser de la musique sur un stand ou un coin snacking lors de votre événement ? N’oubliez pas de demander l’autorisation ! Si vous diffusez de la musique durant votre événement, il vous faudra aussi faire une demande d’autorisation auprès de la SACEM (Société des Auteurs, Compositeurs et Éditeurs de Musique).

Attention : si vous choisissez de diffuser de la musique protégée sans autorisation, c’est un délit de contrefaçon. Vous vous exposez alors à 3 ans d’emprisonnement et une amende pouvant aller jusqu’à 300 000€.

La musique gratuite et libre de droit peut être une bonne alternative pour les lotos à petits budgets.

Pensez à assurer la sécurité de votre événement associatif auprès de votre compagnie d’assurance

Pour que votre événement se déroule dans de bonnes conditions, pensez également à déclarer la manifestation auprès de la compagnie d’assurance de l’association.

4. Constituer une équipe pour une organisation sans faille

Pour que votre loto soit un succès nous vous conseillons d’impliquer les membres de votre association avec des rôles spécifiques pour chacun : Vente des cartons, Recherche de partenaires, Animateur, Vérificateur des grilles gagnantes, buvette…

Petit astuce : Nous vous conseillons de réunir une équipe d’au moins 5 personnes pour un loto dit « moyen » (100 à 250 personnes) et une équipe plus conséquente pour un « grand loto » (+ de 250 personnes).

5. Se procurer le matériel de loto professionnel adéquate

N’hésitez pas à faire appel à Cartaloto au 05 63 383 464 pour faire un état de vos besoins, connaître la quantité de cartons de loto et le matériel de loto nécessaire pour votre loto. Nos experts répondront à toutes vos questions. Si vous le souhaitez, un devis vous sera transmis dans les 72 heures qui suivent pour que vous puissiez comparer et prendre une décision avec les autres membres de l’association.

6. Déterminer les lots à faire gagner

Ce sont les lots que vous mettrez en jeu qui feront venir les joueurs. Il faut donc prendre soin de bien choisir entre les cadeaux matériels et les bons d’achats. N’oubliez pas de prévoir quelques lots de consolation en cas d’ex-aequo et de garder les factures qui peuvent servir de garantie !

Astuce : des partenaires peuvent faire apparaître leurs logos sur vos grilles de loto, de la publicité gratuite contre des lots !

7. Rédiger le règlement du loto

Très important pour éviter les éventuelles contestations. C’est à vous de fixer le cadre ! Des exemples peuvent vous être transmis sur simple demande en nous écrivant à contact@cartaloto.net

8. Communiquer votre loto sur tous les supports !

Le but de votre loto est d’attirer du monde et cela passe par la communication. Utilisez les moyens traditionnels comme les affiches, les tracts à distribuer dans des lieux incontournables. Publiez également sur vos comptes des réseaux sociaux en mentionnant @cartaloto et nous relaierons l’information.

Astuce : Avez-vous besoin d’aide pour créer vos affiches ou flyers publicitaires ou événementiels? Nous proposons la réalisation d’affiches et flyers personnalisés pour vos lotos en noir & blanc et couleurs. Faites bonne impression grâce à la personnalisation !

Dernière ligne droite, il vous faut répartir la vente des cartons auprès des bénévoles de l’association. Il faut motiver les “vendeurs” sur l’intérêt des pré-ventes en donnant la liste des lots, l’objectif de l’association et à quoi serviront les bénéfices du loto.

Toute l’équipe Cartaloto est à vos côtés pour que votre loto soit une réussite pour l’association et les joueurs !

Cet article est rédigé à titre informatif. En cas de moindre doute, veuillez vous référer à la loi et aux organismes qualifiés.

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